5 個步驟拆解高效溝通術，讓誤會減少 80%

最後更新時間： 2025 年 10 月 05 日

前言

你有沒有過這種經驗，在職場上已經很努力表達，卻怎麼說對方還是聽不懂？

過去幾年，我在專案會議、跨部門協作裡，反覆踩過無數的溝通地雷。

每一次誤會、每一次卡關，都逼著我去找更實用的方法來解決。

我把這些經驗整理成五步驟指南，每一步都是我自己親身實驗、反覆修正後，留下來的有效做法。

不用背誦、不用記心靈雞湯，只要學會這五個動作，溝通問題直接砍掉 80%。

你會學到怎麼「複述確認」、如何「金字塔式拆解」、怎麼做到「同理心傾聽」。

還有現場 Email 範例，會議交辦流程，全部一條龍演練。

就算你現在每天被誤會、被同事質疑，看完這份攻略，讓你聽懂對方的話，說進他的心坎裏。

不要再靠運氣等別人懂你，讓我手把手給你5 個步驟，讓你現學現用，幫助你在日常協作裡減少80%的誤會，馬上成為職場溝通高手。

複述確認：讓彼此真的聽懂

所謂複述確認，就是把對方的重點，用自己的話再說一遍，「你的意思是這樣，對嗎？」、「我這樣理解沒錯吧？」

這不只是禮貌，更是減少溝通誤差的關鍵。每次專案協作、交辦會議、甚至日常溝通，如果可以做到複述確認，就可以確保你是正確理解對方的意見。

真實案例：總是有人會不懂裝懂

我經常在交辦任務後，習慣問同仁：「你了解我說的意思嗎？」 很多時候，大家出於禮貌或不好意思，總是回我「沒問題」。但等到最後交付成果，往往不是我要的那一回事。

其實，只要他們一開始願意把我的要求複述一次，雙方就能很快對齊，確保沒有人誤解指令、少走冤枉路。

可惜的是，這一步很多人總是輕輕帶過，結果一再重複一樣的錯誤。

金字塔結構：讓內容有層次、不再流水帳

不管是開會、寫Email還是做簡報，千萬別照本宣科、一條龍講到底。

最有效率的方式，就是「先說結論，再列重點，最後補上細節」。

這樣不只讓邏輯更清晰，對方也能在第一時間，抓到你想表達的核心資訊。

舉例來說，寫信時可以直接開門見山：「這封信有三個重點：第一…第二…第三…」，對方立刻就能掌握要點。

真實案例：報告沒頭沒尾沒有重點

我常遇到同仁在口頭報告時，習慣把所有細節、來龍去脈全都攤開來說。

結果講了一大串，我最後還是得追問：「所以你的重點是什麼？」

其實，只要她一開始按照金字塔結構，先把大方向說清楚，再補充細節，整個溝通效率一定會好很多。

同理心傾聽：進入對方情緒世界

溝通時，光用耳朵聽是不夠的，更要用心去感受對方的語氣、壓力和表情。

同理心傾聽可以運用「SOLER五步驟」，讓我們一一來拆解：

• Squarely：身體微微側向對方，展現你在專心聽
• Open：維持開放的姿態，雙手不要抱胸或插腰
• Lean：身體稍微向前，主動靠近對方
• Eye Contact：適度眼神交流，搭配點頭示意
• Relax：整個人放輕鬆，坐滿椅子的2/3即可

只要身體稍微前傾、雙手自然、靠近對方、保持眼神交流，整個人看起來輕鬆專注，對方自然會感受到你的同理心。

真實案例：跨部門協作與衝突

其實，最難溝通的往往不是主管，而是那些沒有權力關係、平行單位的同事。

這時，記得要用對方聽得懂的語言，只談事情、不針對個人。

你可以主動問：「你覺得怎麼做比較好？」

先把自己的立場放一邊，讓對方有機會釋放情緒，這樣他們也比較願意換位思考。

如果只是一味硬碰硬，或者忽略對方的情緒，溝通反而會變得更僵。

反過來，當對方真的感覺到「你有聽懂我」，本來緊張的氣氛就會慢慢軟化下來，溝通自然也更順利。

非語言溝通：眼神、手勢、肢體語言都是加分關鍵

你的表情、手勢、坐姿，甚至服裝，其實都是你溝通的一部分。

一對一溝通時，記得專注看對方的眼睛，這會讓你顯得更有自信。

如果是面對多人場合，眼神可以像蝴蝶一樣輕快地環視全場，讓每個人都感覺被照顧到。

手勢方面，建議用四指併攏、虎口微開做為中性的姿態，強調重點時，可以用手掌朝下，由內往外輕推。

另外，彼此對話時，盡量避免用「哦、嘿、啊」這種語助詞來回應，改成用簡單明確的語句，才能有效避免誤會。

真實案例：上台報告肢體要放開

在職場上，上台報告是展現能力的好機會，一定要把握。

除了內容準備外，外在表現同樣關鍵。

肢體動作該外放就要外放，千萬不要因為緊張就縮手縮腳。

大方一點站穩台上、讓身體語言自然流動，別小看這些細節，往往就是讓你脫穎而出的關鍵。

不要在 E-mail 用情緒性的字眼

在職場上，重要或敏感的事情，最好能面對面溝通。

如果不行，也建議用電話或語音聯繫。萬不得已才用 E-mail，尤其遇到有爭議或需要解釋清楚的情況，更不要只靠 E-mail 傳遞。

真實案例：情緒失控的 E-mail

有一次，我收到同事一封情緒滿滿的 Email：

這件事，你們實在造成我很大的麻煩。我每天一個人已經快忙死了，現在還要處理你委託的事情。

為了這個文件，我要去跑三個地方，開車來回至少三四小時，還要至少跑兩趟，兩天就浪費掉。

什麼事情都不用做了！

這種帶有強烈情緒的訊息，不但容易讓事情變得更複雜，也可能造成誤會或關係緊張。

與其在信裡抱怨，不如直接溝通，讓雙方都能理性討論、找到解決辦法。

實戰方式

前面分享的五個技巧，能幫你在日常溝通裡立刻提升效率、減少誤會。

不過，職場溝通真正的挑戰，往往發生在那些「現場突發」、「高壓對立」或「大家都帶情緒」的時刻。

這時候，光有理論還不夠，最重要的是你能不能現場落地，把這些方法真正轉化成解方。

在我的經驗裡，碰到這種棘手狀況時，我最常用的就是「同理→方案→空間」三部曲。

每一步都有很實用的操作方式：

同理：先表達理解、接住情緒

遇到情緒激動、壓力大、對立明顯的場合，第一步不是講道理，而是接住對方的感受。

你可以說：「我知道你現在壓力很大，真的很抱歉讓你這麼為難。」

或者：「如果我是你，我也會感到很困擾。」

這不是假客氣，而是要讓對方相信你真的站在他的立場想，願意聽見他的情緒。

方案：就事論事、聚焦解決

當對方情緒被接住後，才開始進入「解決問題」的階段。

這裡要具體，不能空泛。「我們現在可以怎麼分工？有沒有你覺得比較可行的做法？」

或是：「我這邊能協調哪些資源來減輕你的負擔？」

這一段，就是要一起找出可執行的方案，而不是直接下指令。

空間：給對方選擇、給時間考慮

最後，不要逼對方當場表態，要給他一點彈性和選擇權。

你可以說：「你可以再想一下，如果這樣調整你願不願意再給自己和公司一次機會？」

「這一兩天你再考慮看看，我們隨時可以再討論。」

這樣的方式，是把決定權還給對方，讓溝通不是壓力測試，而是真正產生共識。

整體來說，「同理」是溝通的起點，「方案」是一起解決問題，「空間」是留給彼此彈性的出口。這三步驟讓你在任何困難現場都能維持專業、溫度與效率。

下面我就直接舉兩個自己經歷過的場景，讓你看見這套「三部曲」在現場的具體運作方式：

【實戰應用1：財報審計危機現場】

有一年年底，大陸投資公司的財報審計突然出現變數。

因為對方合作的會計師事務所不是國際認可，依台灣法令，必須額外再找大型事務所協助查核。

負責對接的王經理因此焦頭爛額，情緒非常緊繃。

這時候，我先做到「同理」：

站在他的立場安撫情緒，直接說：「真的很不好意思，我完全可以體會您的心情。換作是我，我也會很不高興……」

然後進入「方案」階段，主動釋出善意：「這次真的不是針對你，麻煩你幫忙協調相關事宜。」

同時，我把台灣會計師突然通知法規規定，整個的討論過程完整分享給王經理，讓他知道事情的來龍去脈。

最後是「空間」：

我跟他說：「這件事的確很突然，您可以先評估看看，有什麼需要我配合的地方，隨時告訴我。」

過程中，王經理也坦誠地回應：「您其實不用特別跟台灣會計師生氣。我們都是想把事情處理好，很不好意思讓您這麼麻煩。」

先共感、再協助、最後尊重對方的節奏和選擇，這件棘手的審計危機最後順利化解。

【實戰應用2：主管提出離職】

面對子公司主管主動表達離職意願，第一時間不要急著分析利弊或表達自己的立場，應該先把重點放在理解對方的感受和原因。

同理

我通常會先同理他的心情：「如果我是你，我也會很無力。是什麼原因讓你產生這個想法？」

方案

等他說明後，再一起討論有哪些現實可調整、可以改善的方案，例如：「你覺得如果某些條件能調整，會不會比較有留下來的意願？」

空間

最後，也不要急著要對方當場決定，給他一點思考空間：「這一兩天你再考慮看看，如果我們這樣做，你會願意留下嗎？」

用這樣的溝通方式，不但保留彈性，也讓對方感受到你的誠意和專業，關係反而能更進一步。

結語

這五個技巧，不只是理論，更是我從無數實戰現場打磨出來的親身經驗。 你可以每天刻意練一個，不論是部門協作、主管溝通，還是升遷加薪、跨部門協調，你都會發現自己和多數人已經開始不一樣。

職場上，能清楚溝通的人，往往影響力更大、推動事情也更順利。 有些人光靠努力卻卡在原地，有些人說一句話就能打開關節、贏得資源，差別就在於有沒有掌握這些溝通關鍵。

有效溝通，絕對是你工作影響力和成長的真正起點。 這五個溝通動作，像五把鑰匙，能幫你打開職場上的每一道門、化解每一個難題，也會逐漸幫你建立起信任和專業形象。

你可能一開始會不太習慣，但只要願意練習、一次用好一個技巧，累積下來，你會發現—— 不僅工作更順了，人際關係也越來越輕鬆，主管、同事、客戶都更願意主動找你討論，更多機會也自然朝你而來。

與其等別人懂你，不如主動讓自己成為那個「懂溝通」的人。 從現在開始，試著選一個場景，把今天的技巧練起來，相信你會驚喜自己帶來的改變。

想讓職場不再卡關，就從好好練習溝通開始！